INNFLOWPEDIA

Strona główna/Innflowpedia

Nauka jest jak niezmierne morze. Im więcej jej pijesz, tym bardziej jesteś spragniony. – Stefan Żeromski


Prędzej czy później, każdy z nas pewnie zetknie się z takimi określeniami jak digitalizacja, cyfryzacja, czy też elektroniczny obieg dokumentów.
O ile w większości są to zwroty dobrze znane i jasne, część z nich może nam nieco namącić w głowach. Na przykład, wspomniana cyfryzacja i digitalizacja – co tak naprawdę oznaczają i dlaczego to wcale nie jest to samo? Czym różni się ECM od BPM? Na te pytania odpowied
zi znajdziesz poniżej. Jest to jednocześnie zapowiedź całej serii wpisów, w których bardziej szczegółowo poruszymy każdy z opisanych poniżej tematów. Pamiętajcie proszę – nasza innflowpedia jest kierowana do osób, które nie mają rozległej wiedzy informatycznej – chcemy raczej ułatwić Wam rozmowę kwestiach i rozwiązaniach z bardzo szeroko pojętego obszaru elektronicznego obiegu dokumentów. 

Ponieważ nie chcemy zbyt mocno zagłębiać się w szczegóły, podamy tylko kilka definicji, aby mniej – więcej wyrobić sobie pojęcie czym w ogóle są bazy danych.

Według Ustawy z 2001 roku o ochronie baz danych, pojęcie to zostało zdefiniowane jako „zbiór danych lub jakichkolwiek innych materiałów i elementów zgromadzonych według określonej systematyki lub metody, indywidualnie dostępnych w jakikolwiek sposób, w tym środkami elektronicznymi, wymagający istotnego, co do jakości lub ilości, nakładu inwestycyjnego w celu sporządzenia, weryfikacji lub prezentacji jego zawartości”.

Nieco upraszczając, i kładąc nacisk na najistotniejsze kwestie: w informatyce, baza danych, to po prostu zbiór danych zapisanych zgodnie z określonymi regułami. Wśród haseł naszej małej encyklopedii znajdziecie określenie „rekord” – baza danych to właśnie to miejsce, gdzie pojedyncze rekordy są wspólnie zapisywane.

O ile bazy danych w ogromnej większości zawierają dane tekstowe i liczbowe, w bazach mogą być także przechowywane np. pliki graficzne, muzyczne i inne.

Samo pojęcie bazy danych po raz pierwszy zostało użyte w roku 1963.

Kliknij, aby dowiedzieć się więcej

Tłumacząc znaczenie skrótu BPM, podobnie jak w przypadku ECM, nie mamy na myśli konkretnego typu oprogramowania, ale raczej pewną ideę i założenie. BPM (Business Process Management) jest to bowiem (wg. Wikipedii) metoda podejścia do zarządzania koncentrująca się na optymalizacji przebiegu procesów biznesowych w organizacji. Jednakże, do realizacji tej koncepcji bardzo często używane jest różnego rodzaju oprogramowanie, które obsługuje następujące funkcjonalności: 

  • Umożliwia kreowanie przepływu informacji i nadzór nad poszczególnymi działaniami 
  • Pozwala na mapowanie, wizualizację i analizę procesów 
  • Przenosi procesy z wersji klasycznej (“analogowej”) na formę elektroniczną 
  • Pozwala na budowanie elektronicznych formularzy, gdzie zapisujemy i kontrolujemy dane, w sposób spójny z przebiegiem procesu 
  • Daje możliwość projektowania i nadzorowania ścieżki zadań, czyli workflow 
  • Oraz oczywiście, umożliwia kontro przebiegu zarówno całych zadań, jak i poszczególnych ich etapów. 

Cytując Microsoft: chmurą publiczną nazywamy takie rozwiązanie, gdzie całe zasoby w chmurze (takie jak serwery i magazyn) należą do zewnętrznych dostawców usług (…), którzy obsługują je i udostępniają przez Internet. W przypadku chmury publicznej cały sprzęt, oprogramowanie i pozostała infrastruktura pomocnicza należą do dostawcy chmury i to on nimi zarządza. Platforma Microsoft Azure jest przykładem chmury publicznej.

W tym przypadku, zasoby z których korzystałaby Twoja firma, są współdzielone z innymi podmiotami – są dostępne publicznie. Absolutnie nie oznacza to jednak, że każdy będzie miał dostęp do Twoich danych! Paradoksalnie, infrastruktura na której bazuje chmura, jest praktycznie zawsze zabezpieczona lepiej, niż prywatne serwerownie.

Czym zatem jest chmura prywatna? Mówimy tutaj nadal o chmurze, czyli o zasobach sieciowych które są umieszczone poza Twoją firmą – zarówno u zewnętrznego dostawcy, jak i np. w wewnętrznym, korporacyjnym centrum obliczeniowym, ale w odróżnieniu od chmury publicznej w tym przypadku zasoby dostępne są tylko dla Twojej organizacji i są utrzymywane w ramach jednej sieci prywatnej. Chmura prywatna zapewnia lepszą kontrolę nad nią, dlatego często jest wykorzystywana w przypadku zasobów, które wymagają najwyższego poziomu bezpieczeństwa.

Kliknij, aby dowiedzieć się więcej

CRM jest skrótem, który doskonale znają handlowcy i managerowie sprzedaży. Systemy Customer Relationship Management służą, jak sama nazwa wskazuje, do zarządzania relacjami z klientami. To tutaj przygotujesz ofertę, zaraportujesz nowy lead i zaplanujesz swoje działania. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań tej klasy, ale czasem potrzebne jest coś więcej niż gotowe rozwiązanie, i tutaj znakomicie sprawdzają się rozwiązania takie jako oferowany przez InnFlow system WEBCON BPS, który umożliwia stworzenie dedykowanego, idealnie dopasowanego do Twojego biznesu rozwiązania.

Niektórzy będą w tej chwili bardzo zdziwieni – dlaczego w ogóle rozdzielamy te pojęcia? Czy to nie to samo? Jak się okazuje – nie. Cyfryzacja jest znacznie szerszym pojęciem, a digitalizacja to jeden z jej elementów.

Czym zatem cyfryzacja tak naprawdę jest? Według definicji Słownika Języka Polskiego to „rozpowszechnianie i popularyzowanie techniki cyfrowej, oraz wprowadzenie na szeroką skalę infrastruktury elektronicznej”. Jest to zatem całość działań, która prowadzi do zwiększenia i uproszczenia dostępu do Internetu i jego zasobów, zarówno poprzez rozbudowę sieci, jak i zwiększanie dostępności cyfrowych usług publicznych. Cyfryzacja to proces, który cały czas trwa i z każdym dniem zwiększa nasze możliwości obsługi codziennych spraw za pośrednictwem Internetu. Przykładem cyfryzacji jest wdrożenie aplikacji m-Obywatel, gdzie są zapisane nasze dane z dowodu osobistego i prawa jazdy.

Czym jest zatem digitalizacja? Tutaj znów zacznijmy od definicji słownikowej, według której jest to „nadawanie postaci cyfrowej danym pisanym i drukowanym (…)”. Krótko więc mówiąc – proces przekształcenia np. papierowego zdjęcia lub dokumentu w elektroniczny poprzez jego zeskanowanie jest właśnie jego digitalizacją. Trafnie opisuje to definicja Narodowego Centrum Muzealnictwa i Ochrony Zabytków – jest to „pozyskanie cyfrowego, jak najbardziej wiernego, odwzorowania obiektu i opisujących metadanych relacyjnych zawierających szczegóły strony technicznej procesu”. Mówiąc prościej – skanując dokument, czyli zgodnie z powyższym uzyskując jego cyfrowe odwzorowanie, i wiedząc kto, kiedy i w jaki sposób to zrobił, czyli otrzymując relacyjne metadane dotyczące szczegóły strony technicznej procesu, dokonaliśmy jego digitalizacji.

Kto by pomyślał – niby proste skanowanie, a jednak tak szerokie definicje i zastosowanie.

Kliknij, aby dowiedzieć się więcej

Mówiąc o danych, mówimy o rzeczy chyba najbardziej oczywistej, ale jednocześnie najtrudniejszej do zdefiniowania. Dane, według najpopularniejszej definicji, to wszystko to, co może być przetwarzane zarówno komputerowo, jak i umysłowo. Możliwość przetwarzania to cecha, która definiuje dane – bez niej nie mogłyby bowiem w ogóle istnieć. Danymi mogą być słowa opisujące cechy dowolnej rzeczy lub zjawiska, liczby określające ilość lub parametry, ale także pliki, wykresy itd. To samo zjawisko może być przedstawione przez różnego rodzaju dane, od nas zależy w jaki sposób i w jakim kontekście będziemy je interpretować.

Kliknij, aby dowiedzieć się więcej

Systemy DMS (Document Management System), nazywane także czasem EDM (Electronic Document Management) to narzędzia informatyczne, pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach. Niezależnie od tego, o jakim dokumencie mówimy (np. faktura, list, dokumentacja projektowa, rysunek techniczny, nagranie audio, film) – systemy DMS wspomagają obszar gromadzenia i organizowania zasobów danych w firmie i nie tylko. W systemie takim dokumenty są rejestrowane, porządkowane i klasyfikowane. Jest tam także zapisana historia danego dokumentu – jego daty utworzenia czy historia wersji. Oczywiście, to tylko wierzchołek góry lodowej – możemy także przesyłać dokumenty, zarządzać uprawnieniami, załączać do obiegu, monitorować, archiwizować i wiele, wiele więcej.

Brzmi groźnie? Uspokajam – o ile definicja sugeruje coś wielkiego, w rzeczywistości nie jest tak strasznie. Podam przykład: jednym z najpopularniejszych ostatnio systemów DMS jest zintegrowany z Teams Microsoft Sharepoint. Chyba teraz nie brzmi to już tak przerażająco 😊

Skrót ECM, czyli Enterprise Content Management, nie odnosi się do jednego, konkretnego typu systemów informatycznych. Jest to raczej zbiór komponentów, czy też obszarów, w ramach których przetwarzane są zasoby informacyjne w przedsiębiorstwie. Co zatem możemy skupić w ramach kategorii ECM? Są to:  

  • przechwytywanie informacji (czyli np. skanowanie dokumentów, systemy OCR, rozpoznawanie kodów kreskowych),  
  • zarządzanie (np. elektroniczne obiegi dokumentów czy systemy workflow i BPM umożliwiające tworzenie i akceptację danych), 
  • przechowywanie (czyli wszelkiego rodzaju rozwiązania typu bazy danych, storage, systemy DMS itd.) 
  • zachowywanie (czyli tworzenie kopii bezpieczeństwa, backupów, kontrola czasu przechowywania dokumentów itd.) 
  • dostarczanie (czyli możliwość dotarcia do danych dla odpowiednich użytkowników). 

ERP to klasa systemów informatycznych do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ang. Enterprise Resource Planning). Ogólnie rzecz biorąc, system ERP jest systemem wspomagającym pracę przedsiębiorstwa poprzez zarządzanie wieloma obszarami jego pracy z poziomu jednej aplikacji. Systemy ERP mogą skupiać w sobie takie działy, jak księgowość, obsługę magazynów, zarządzanie zasobami ludzkimi, zakupy i sprzedaż, produkcję i jej planowanie, zarządzanie dostawami czy logistykę.

Wymiana danych pomiędzy systemami ERP a nowoczesnymi platformami workflow znacznie ułatwia i przyspiesza pracę, jednocześnie gwarantując spójność i wysoką jakość posiadanych przez firmę danych.

Internet Information Services, bo tak tłumaczy się ten skrót, to nic innego jak zbiór usług internetowych dla systemów rodziny Microsoft Windows. Aby ująć to jeszcze prościej – jest to mechanizm, który umożliwia umieszczenie na fizycznym serwerze pracującym pod kontrolą systemu Windows Server Twojej strony internetowej – dzięki niemu maszyna fizyczna staje się serwerem aplikacji. Przykładem takiej strony jest portal systemu WEBCON BPS – jeśli chciałbyś zainstalować system WEBCON BPS w modelu on-premise (który opisywaliśmy w innym wpisie) konieczne będzie uruchomienie tej właśnie usługi na Twoich serwerach.

Wbrew nazwie, metadane to nie są dane dotyczące mety 😊 Metadane, to inaczej dane dotyczące danych. Jak to rozróżnić? Podam prosty przykład. Załóżmy, że naszymi danymi jest plik ze zdjęciem z wakacji. Sam plik, to nasze dane. Natomiast opisujące go parametry jak: data wykonania zdjęcia, dane EXIF zapisane przez aparat, rozmiar w bajtach, szerokość i wysokość w pikselach, czy też informacje o autorze zdjęcia – wszystko to są właśnie metadane dotyczące tego pliku.

Metadane są kluczowe w procesach cyfryzacji, opisują bowiem cały szereg cech niezbędnych w pracy z cyfrowymi dokumentami. Kto stworzył plik? Kiedy? Kto go edytował, zatwierdził bądź przesłał? To wszystko zapisywane jest właśnie przy pomocy metadanych.

Kliknij, aby dowiedzieć się więcej

Skrót OCR oznacza funkcjonalność, której angielskojęzyczna nazwa to Optical Character Recognition, czyli optyczne rozpoznawanie znaków w tekście. Co ta funkcjonalność może dla nas zrobić? Ułatwić nam życie przy przetwarzaniu dokumentów, rzecz jasna! W zależności od tego, jak rozbudowanym systemem OCR dysponujemy, możemy realizować nim kilka funkcji. Najprostsza to odczytanie na skanowanym dokumencie tekstu i nałożenie go na skan w formie tzw. warstwy tekstowej. W praktyce pozwala nam to na zaznaczenie i kopiowanie tekstu na przetworzonym skanie tak, jak w każdym innym pliku tekstowym. Bardziej zaawansowane wersje tego systemu pozwalają także na wyszukiwanie konkretnych informacji w dokumencie, co umożliwia na przykład automatyczne przetworzenie nagłówka faktury i pobranie z niej takich informacji jak numer, daty czy kwoty, a także np. odczytywanie tabel na ankietach czy testach aby samodzielnie agregować odpowiedzi. I to wszystko „dzieje się samo”, bez żmudnego przeklejania lub przepisywania.

Kiedy wiemy już, że do działania aplikacji potrzebna jest nam baza danych oraz serwer aplikacji, pojawia się kolejna kwestia. Rozwiązania te muszą być gdzieś zainstalowane – na komputerze, który je nam serwuje, czyli – zgadliście – serwerze 😊

Do niedawna, znacząca większość rozwiązań informatycznych była instalowana w modelu on-premise. Co to znaczy?

On-premise, w dosłownym tłumaczeniu, oznacza „na miejscu”. W informatyce oznacza to ni mniej, ni więcej, tylko fakt posiadania własnych zasobów serwerowych, na których umieszczane są aplikacje i ich dane. Innymi słowy – nasze rozwiązania informatyczne są zainstalowane na miejscu – na zasobach (serwerach) należących do nas i fizycznie znajdujących się w naszej dyspozycji.

W ostatnich latach coraz popularniejsze jest jednak korzystanie z usług chmurowych. Czym zatem jest chmura? Ciężko to jednoznacznie zdefiniować. Cała koncepcja opiera się na przeciwieństwie usługi on-premise, czyli zamiast utrzymywać nasze dane na jednym serwerze w naszym biurze, korzystamy z globalnej sieci serwerów, które możemy wynająć zgodnie z naszymi aktualnymi potrzebami. Dzięki temu, możemy łatwo zwiększyć nasze zasoby w zależności od potrzeb, bez konieczności inwestowania dużych kwot w nową infrastrukturę.

Kliknij, aby dowiedzieć się więcej

Wiadomo, że jeśli rekord, to albo Opel Rekord, albo Rekord Świata w rzucie młotem Anity Włodarczyk z 2016 roku. Czy tylko to? Oczywiście że nie 😊 Rekord, to jedno z podstawowych i bardzo ważnych pojęć w informatyce. Najprościej rzecz ujmując, rekord to zestaw danych, posiadający ustaloną strukturę i stanowiący pewną całość, który może być elementem większego zbioru podobnych rekordów. Rekordem może być np. jeden wiersz w tabeli Excela, jedna linijka tekstu w pliku tekstowym, ale także pojedynczy wiersz w tabeli bazy danych.

Kliknij, aby dowiedzieć się więcej

Niektórzy mogą pomyśleć, że skoro mamy bazę danych, to możemy działać na naszym nowym systemie, na przykład używając nowoczesnego rozwiązania do obiegu dokumentów elektronicznych. Nie jest to jednak do końca prawda – o ile mamy już bowiem dane, to musimy jeszcze w jakiś sposób przedstawić je użytkownikom. Aby to zrobić, potrzebujemy właśnie serwera aplikacji, czyli mechanizmu, który pobierze dane z bazy i przekaże je operatorowi czy to poprzez dedykowany program, czy przez stronę www. Najprościej możemy porównać ten układ do studni – studnia to nasza baza danych, natomiast kran, z którego pobieramy wodę jest właśnie analogią serwera aplikacji. Żeby jednak nie było zbyt prosto – serwer aplikacji to nie to samo, co fizyczny serwer, czyli specjalistyczny komputer, na którym jest zainstalowany system.

SQL to jedno z najstarszych określeń na naszej liście, pochodzi bowiem z lat ‘70 XX wieku, kiedy to został on opracowany przez firmę IBM.

SQL, czyli Structured Query Language, jest językiem zapytań, używanym do tworzenia i modyfikowania baz danych. Jego podstawowe użycie to pobieranie i zapisywanie danych w bazach danych. Inaczej rzecz biorąc – SQL jest łącznikiem, który wyszukuje informacje w bazie danych, przetwarza je, aby następnie przesłać je do Twojego wybranego systemu, gdzie możesz z nich skorzystać.

Jest to na tyle popularna metoda na komunikację z bazami danych, że potocznie przyjęło się określanie korzystania z relacyjnych baz danych właśnie korzystaniem z SQL’a.

Pierwszą firmą, która komercyjnie wykorzystała ten język, było Oracle.

WMS to rozwiązania, które służą koordynowaniu i wsparciu pracy magazynów w firmach. Im więcej Twoja firma musi przechowywać na magazynie, tym bardziej docenisz funkcjonalności takiego programu. Poza oczywistymi funkcjami, takimi jak kontrola stanów magazynowych, WMS umożliwia także przechowywanie szczegółowej lokalizacji towarów, z zachowaniem informacji o numerach partii, datach wejścia na magazyn, pozwala też na wydawanie towaru zgodnie z założoną kolejnością (FIFO, LIFO itd.).

We współpracy z systemem ERP lub workflow, prowadzenie takich prac jak weryfikacja poprawności przyjętego na magazyn towaru z zamówieniami, zmiana stanów magazynowych w czasie rzeczywistym czy planowanie wysyłek tak, aby zrównoważyć obciążenie magazynu przestaje być problemem.

KONTAKT

kontakt@innflow.pl
+48 500 219 166

InnFlow Sp. z .o.o
ul. Bohdana Dobrzańskiego 1
20-262 Lublin
NIP: 7123396513
KRS: 0000817916

Twoja wiadomość została wysłana, dziękujemy. Postaramy się odpowiedzieć na nią jak najszybciej.
Twoja wiadomość została wysłana, dziękujemy 🙂 Postaramy się odpowiedzieć na nią jak najszybciej.

    DANE KONTAKTOWE

    ADRES

    Bohdana Dobrzańskiego 1,
    20-262 Lublin

    KONTAKT

    +48 500 219 166
    kontakt@innflow.pl

    PRACUJEMY W GODZINACH

    8:00 – 16:00