Automatyzacja procesów biznesowych w Biurze Ekspertyz Sądowych.
- Case Studies
- 09.10.2024
Biuro Ekspertyz Sądowych Sp. z o.o. to instytucja specjalistyczna, która zajmuję się sporządzaniem opinii na zlecenie organizacji takich jak Sądy, Prokuratury, Policja czy Kancelarie Prawne. Jest największą w Polsce prywatną organizacją specjalistyczną, która wykonuję ekspertyzy kryminalistyczne.
W ramach swojej oferty wykonuje usługi z całego zakresu kryminalistyki takie jak księgowość śledcza, informatyka śledcza, DNA, fizykochemia, BHP, rekonstrukcja wypadków drogowych czy błędy medyczne. Od 2008 roku BES wydało ponad 20 000 opinii w zakresie różnych obszarów kryminalistyki.
Jakie było wyzwanie biznesowe?
Biuro Ekspertyz Sądowych realizuje swoje usługi w 23 obszarach kryminalistycznych na terenie całej Polski. Przy tak rozbudowanej strukturze wyzwaniem stało się manualne zarządzanie procesami handlowymi i administracyjnymi. Skala działania firmy spowodowała, że powtarzalne zadania takie jak ręcznie przygotowywane wyceny, czy pilnowanie akceptacji wielu ofert miesięcznie, zabierały zbyt wiele czasu i znacząco obciążały zespół. Dodatkowo w związku z rozwojem Firmy zwiększała się również złożoność wewnętrznych procesów i komunikacji.
Przez pewien czas klient nie mógł znaleźć na rynku rozwiązania, które łączyłoby możliwość efektywnej obsługi specyficznych procesów handlowych i administracyjnych przy rozbudowanym portfelu produktów i usług.
Wtedy nasze drogi skrzyżował networking – pierwsza rozmowa, prezentacja i początek bardzo ciekawej współpracy!
Jak udało się rozwiązać problemy?
Pierwszą wizją było stworzenie prostego CRM do obsługi kartoteki klientów, rejestracji leadów oraz procesu ofertowania. W trakcie początkowych prezentacji i projektowania klient przekonał się, że WEBCON BPS może dużo więcej i tak powstały kolejne innowacyjne pomysły!
Okazało się, że poza standardowymi zadaniami CRM, automatyzacja przygotowywania umów dla biegłych i ich rejestracja w ZUS to kolejny klucz do wzrostu efektywności.
Kiedy obieg ofertowania i umów zaczął funkcjonować, pojawił się następny pomysł przeniesienia procesu produkcji dokumentów ekspertyz ze starego systemu do WEBCON BPS.
Przeniesienie całej, wieloletniej bazy danych, informacji i dokumentów związanych z historycznymi i aktualnymi realizacjami wiązało się z 3 wyzwaniami:
- Zmianą struktury danych w nowych procesach
- Występowaniem procesów i korków „w toku”
- Brakiem procesowości i ewidencji kroków w starym systemem
Dzięki zaangażowaniu zespołu wdrożeniowego udało się dokonać migracji całej bazy danych dotyczących spraw w toku ze starego systemu do jednego kroku technicznego WEBCON BPS. Następnie w trakcie prac, poszczególne wydziały zajmując się daną sprawą, przenosiły poszczególne sprawy z przygotowanego kroku do właściwego etapu nowego procesu.
Opinia klienta
“Rozpoczynając wdrożenie systemu WEBCON BPS z InnFlow, planowaliśmy uruchomienie prostego narzędzia do zarządzania pracą. Okazało się jednak, że możliwości platformy są znacznie większe, niż przypuszczaliśmy, i wpisują się idealnie w nasze potrzeby. Projekt ciągle rozwijał się w trakcie wdrożenia, a zespół InnFlow sprawnie przeprowadził nas przez cały proces, dbając o jego bezproblemowy przebieg.”
Artur Przybyś, Prezes Zarządu Biuro Ekspertyz Sądowych Sp. z o.o.
Jakie korzyści uzyskał klient?
- Zautomatyzowanie powtarzalnych zadań i poprawa komfortu pracy.
- Skrócenie czasu organizacji oferowania usług.
- Łatwy dostęp do wszystkich kluczowych danych handlowych i administracyjnych z uwzględnieniem uprawnień.
- Ofertowanie, produkcja, rozliczanie i korespondencja w jednym spójnym systemie IT.
- Możliwość łatwego skalowania i dostosowywania rozwiązania do aktualnych potrzeb.