Automatyzacja procesów finansowych we Fraikin Polska.
- Case Studies
- 14.10.2024
Fraikin Polska to część międzynarodowej grupy Fraikin z siedzibą we Francji. Organizacja specjalizuje się w usługach długoterminowego wynajmu pojazdów specjalistycznych. W swoich codziennych działaniach wykorzystuje kompetencje 3000 pracowników, aktywnie wspierając transformację dziedziny mobilności. W Polsce posiada 8 oddziałów, które znajdują się w największych miastach w kraju. Przedsiębiorstwo zarządza grupą ponad 4000 wynajmowanych pojazdów.
Jakie było wyzwanie biznesowe?
W związku ze znaczącą skalą naszych działań Fraikin Polska, organizacja stanęła przed wyzwaniem intensywnego rozwoju poprzez zwiększenie digitalizacji procesów. Kluczem było dążenie do minimalizowania powtarzalnych procesów tak, aby skracać czas i zwiększać efektywność zadań operacyjnych.
Z uwagi na charakter działań Przedsiębiorstwa, szczególnym wyzwaniem była tu optymalizacja weryfikacji i księgowania faktur leasingowych, które w porównaniu z tradycyjną fakturą księgową muszą uwzględniać bardziej specyficzne dane podpisywanych umów w zakresie harmonogramów, podziałów płatności czy specyfikacji przedmiotu leasingu (pula ok. 5000 faktur miesięcznie dostarczanych do Fraikin przez 10 wystawców).
Z jakiego rozwiązania skorzystaliśmy?
Projekt Fraikin od początku wpasował się w nasze kompetencje i doświadczenia, a także możliwości platformy WEBCON BPS, którą wykorzystujemy w naszych wdrożeniach.
Dzięki elastycznym możliwościom integracji WEBCON BPS udało nam się stworzyć obieg, w którym platforma pobiera faktury z poziomu HotFolderów i HotMailBox, a następnie dzięki API kieruję je do zewnętrznego OCR w celu identyfikacji danych związanych z fakturami leasingowymi.
Po identyfikacji, OCR z powrotem przekazuję metadane faktury do systemu BPS, a tam następuję ich proces walidacyjny. W przypadku prawidłowej walidacji platforma WEBCON BPS transferuję dane w formie dostosowanego dekretu do systemu ERP, a obsługa procesu w takim przypadku nie wymaga obsługi manualnej ani jednej osoby.
Natomiast w przypadku wykrycia rozbieżności między fakturą, a harmonogramem umowy, system wyłapuję i zaznacza rozbieżność, a następnie przekazuję ją do odpowiedniego pracownika w celu ręcznej weryfikacji i decyzji. Kolejnym wspólnym projektem Fraikin Polska i InnFlow było wykonanie kalkulatora wyliczającego szczegółowe amortyzacje ponad 10 tyś. środków trwałych w trzech 4-ech różnych modelach kalkulacji.
Opinia klienta
“Wdrożenie pozwoliło nam odkryć pełnie naszych możliwości w zakresie adaptacji do zmian technologicznych. Jako firma chcemy w dalszym ciągu realizować transformację cyfrową, tworząc spójny, elastyczny i coraz bardziej efektywny ekosystem automatyzacji procesów biznesowych. W tym wszystkim zamierzamy dalej współpracować z InnFlow i wykorzystać w jeszcze szerszym stopniu platformę WEBCON BPS.”
Krzysztof Brzeziński, Chief Financial Officer we Fraikin Polska
Jakie korzyści uzyskał klient?
- Większą efektywność i niezawodność całego procesu fakturowania.
- 95% dokumentów związanych z fakturami leasingowymi przechodzi całkowicie bezobsługowo.
- Ilość osób zaangażowanych w proces spadł o 97%, co pozwoliło przekierować je do bardziej złożonych zadań i koniec końców skróciło czas ich realizacji.
- Zautomatyzowane wyliczanie amortyzacji 10 tys. środków trwałych w 4-ech modelach kalkulacji.