kontakt@innflow.pl+48 500 219 166

Kategoria: Blog WEBCON BPS

Pulpity w WEBCON BPS, czyli jak poprawić efektywność zarządzania organizacją.


WEBCON BPS to nie tylko system do elektronicznego obiegu dokumentów i aplikacji biznesowych. Realizując wdrożenia platformy, w ramach cyfryzacji procesów biznesowych organizacji, tworzymy również pulpity (dashboards) dla dedykowanych grup użytkowników.

Czy intuicja wystarczy do zarządzania?

Każde przedsiębiorstwo potrzebuje bieżącej informacji o realizacji wyznaczonych celów zarządczych, finansowych i personalnych. Znaczna grupa organizacji, albo nie posiada sprawnych systemów, które pozwalają na wyznaczanie i monitorowanie takich danych, albo posiada systemy drogie, ale mało elastyczne i użyteczne. Pozostała część posługuje się okresowym raportowaniem przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych angażując do tego znaczne zasoby przedsiębiorstwa. Brak efektywnych systemów do zarządzania sprawia, że często podejmuje się decyzje nie na podstawie stanu rzeczywistego, ale na podstawie intuicji osób zarządzających.

Informacja w pulpitach szyta na miarę.

Dzięki elastyczności narzędzi do wizualizacji danych, mamy możliwość sprostać wymaganiom właścicieli, dyrektorów i innych osób zarządzających organizacją. WEBCON BPS umożliwia tworzenie własnych pulpitów menadżerskich, pozwalających zebrać w jednym miejscu ważne dla grup użytkowników dane – raporty, wykresy, wskaźniki, osadzenia filmów, linki do portali społecznościowych, kafelki do startowania obiegów.

    Sukcesem wdrożenia pulpitu szytego na miarę jest:
  • przejrzystość paneli zawierających dane i wskaźniki znaczące i zrozumiałe dla odbiorcy
  • elastyczność modelowania informacji poprzez różne formaty jak wykresy, wskaźniki, raporty
  • szybkość dostawania zwracanej informacji do zmieniających się potrzeb w organizacji
  • umożliwienie użytkownikom biznesowym projektowania pulpitów bez potrzeby zmian programistycznych i wiedzy specjalistycznej.

Jak to działa – przykład realizacji.

Dla jednej z firm, której podstawowym profilem działalności jest realizacja prac opartych o długoterminowe umowy, został przygotowany pulpit zarządczy. W czasie rzeczywistym prezentowane są dane dotyczące trwających umów oraz ich udział w planowanym przychodzie i wskaźniki przychodu z estymacją na koniec miesiąca.

Dzięki elastycznemu osadzaniu elementów na pulpicie, uzyskaliśmy raportowanie tych wskaźników w różnym ujęciu, np. na dzień, narastająco, za okres.

Wśród wskaźników zarządczych zrealizowaliśmy potrzebę klienta na monitorowanie poziomu nieobecności pracowników produkcji w podziale na poszczególne umowy. WEBCON BPS umożliwia wyliczenie odchyleń od zdefiniowanych założeń i prezentację wyników w różnej formie.

Od ogółu do szczegółu.

Osoby zarządzające organizacją zazwyczaj korzystają z pulpitów zarządczych jako informacji ogólnej, podsumowującej pewne dane, która pozwala na szybki pogląd bieżącego stanu przedsiębiorstwa. Jednak często mamy również potrzebę uzyskania odpowiedzi, jakie dane szczegółowe składają się na dany wskaźnik. Aby nie wprowadzać chaosu i nadmiaru prezentowanych danych, w raportach wykorzystujemy funkcję DrillDown (przejście od ogółu do szczegółu). Odbiorca nie potrzebuje dodatkowych zestawień, wystarczy że „wklika” się w interesującą go pozycję raportu i otrzyma dane szczegółowe.




Zachęcamy do śledzenia naszego bloga.
W kolejnych publikacjach przedstawimy propozycję realizacji następnych procesów w Webcon.

POZNAJ ŚWIAT WEBCON BPS Z

innFlow_final

Lista obecności w pracy zdalnej


Nadal pracujemy zdalnie! W związku z pandemią taki rodzaj pracy deklaruje już 88% firm na świecie. W Polsce również, ten tryb pracy nie jest już tylko sposobem na przetrwanie w czasie kryzysu. Powoli staje się to perspektywą stałej formy współpracy i prowadzenia działalności.

WEBCON BPS świetnie nadaje się do obsługi procesów organizacji z uwzględnieniem pracy rozproszonej. Kolejnym przykładem wykorzystania tej platformy przez INNFLOW jest propozycja prowadzenia listy obecności online.

    Poznaj świat WEBCON BPS z InnFlow
    Źródłem danych do obsługi procesu może być system ERP. Wówczas poniższe informacje pobierzemy automatycznie podczas startowania procesu:

  • Rejestr umów o pracę/zlecenia/b2b
  • Kalendarze i harmonogramy czasu pracy
  • Zarejestrowane nieobecności
  • Struktura organizacyjna i podległości

Możesz również powyższe informacje ewidencjonować w WEBCON BPS wykorzystując do tego dedykowane procesy.

Inicjując proces listy obecności system automatycznie wygeneruje propozycje zadań dla zatrudnionych pracowników/zleceniobiorców/b2b. Wyobraź sobie tworzenie listy na dany dzień np. o 8:00 każdego dnia, raz w tygodniu na cały tydzień roboczy, z możliwością weryfikacji i akceptacji przez kierownika… Różnorodność wariantów możemy zrealizować dzięki elastyczności platformy.


Następnie każdy z pracowników/zleceniobiorców/b2b otrzymuje zadanie do wykonania – np. raz dziennie potwierdzenie swojej obecności za bieżący dzień. Tu również możesz wykorzystać warianty: powiadomienie email z możliwością potwierdzenia obecności, zadanie w platformie WEBCON BPS, zadanie realizowane w smartfonie lub tablecie.

W zależności od potrzeb, potwierdzenie listy obecność wymaga od pracownika tylko „kliknięcia” przycisku Podpisz listę aż po rozpisanie swojego czasu pracy w ramach rozliczenia Karty czasu pracy w projekcie.



Podpisane listy obecności mogą być zbiorczo zatwierdzane przez przełożonego, kierownika projektu i/lub pracowników działu HR.

    Finalnie, na podstawie systematycznie raportowanych list obecności uzyskujesz:

  • Informację o bieżącym statusie obecności pracowników pracujących zdalnie, prezentowany na pulpicie przełożonego
  • Dane dla działu HR do poprawnego naliczenia wynagrodzeń oraz dokumentacji pracowniczej



Zachęcamy do śledzenia naszego bloga.
W kolejnych publikacjach przedstawimy propozycję realizacji następnych procesów w Webcon.

POZNAJ ŚWIAT WEBCON BPS Z

innFlow_final

Wdrożenie nowego pracownika zdalnie (Onboarding) nie tylko w czasie Covid19. Czy jest możliwe do zrealizowania?


    Firmy, które w obecnym czasie zatrudniają nowych pracowników, stają przed dużym wyzwaniem:
  • Jak skutecznie i efektywnie wdrożyć nowe osoby w wykonywanie obowiązków, gdzie większość załogi pracuje zdalnie?
  • Jak dopilnować wszystkich zadań jakie czekają nowego pracownika, ale też osoby biorące udział w procesie?

Aby sprostać powyższym wyzwaniom proponujemy wykorzystać system WEBCON BPS, który sprawdzi się nie tylko w obsłudze procesów Portalu Pracowniczego, ale również w pozostałych obszarach biznesowych organizacji. Pamiętajmy, że WEBCON BPS nie jest systemem, który narzuca przebieg procesu. Realizując wdrożenie, wspólnie tworzymy nową cyfrową rzeczywistość modelując przebieg i zakres procesu. Dzięki temu osiągamy Portal Pracowniczy „szyty na miarę”.

Onboarding i WEBCON BPS

Wymagasz szybkiego dostępu do wielu informacji na jednym ekranie? Potrzebujesz na bieżąco śledzić statystykę przebiegu procesów i stany wykonywanych zadań? Poniżej przykład jak może wyglądać Dashboard startowy (strona główna) procesu onboardingu online.


    Co możemy zrealizować w procesie Onboardingu?

  • Zgłosić zatrudnienie pracownika lub kontynuować proces rekrutacji, wniosku o zatrudnienie
  • Zbudować checklistę zadań z przypisaniem jednostki i opiekuna danego zadania
  • Powitać pracownika w szeregach „zdalnych” pracowników organizacji
  • Przekazać podstawowe informacje o firmie, dokumentach, regulaminach
  • Zrealizować zadania przypisane do pracowników oraz nowej osoby
  • Zebrać informację zwrotną (feedback) po okresie onboardingu lub na poszczególnych jego etapach

  • Jako osoba odpowiedzialna za zatrudnienie nowej osoby:
    • Wypełniasz formularz zgłoszeniowy
    • Może to być kontynuacja procesu rekrutacyjnego lub wniosku o zatrudnienie
    • Możesz dodać dokumenty z procesu rekrutacji, które po zakończeniu onboardingu będą usunięte z bazy


  • Jako przełożony osoby zatrudnianej:
    • Weryfikujesz lub uzupełniasz dane do umowy
    • Na podstawie stanowiska i jednostki system generuje domyślną listę zadań w karcie onboardingu
      • Możesz indywidualnie modelować listę
      • Do zadania przypisuje się jednostka i osoba odpowiedzialna
      • Możesz zdecydować na ile dni od daty zatrudnienia lub przed, zadanie ma być ukończone


  • Jako osoba z działu HR:
    • Weryfikujesz dane, potwierdzasz zatrudnienie pracownika, wprowadzasz niezbędne informacje do systemu HR
    • Przypisujesz opiekuna HR

  • Jako osoba z działu IT:
    • Dodajesz użytkownika do AD lub robi to za Ciebie system WEBCON BPS

  • Jako uczestnik procesu (obecny pracownik organizacji):
    • Otrzymujesz powiadomienie o przypisanym do Ciebie zadaniu
    • Masz dostęp do statusu poszczególnych zadań
    • Będziesz otrzymywał ponaglenia o niewykonanych zadaniach
    • Możesz delegować zadania do innych osób z Twojej organizacji



  • Jako nowy pracownik:
    • Otrzymujesz powitalną wiadomość z odwołaniem do procesu Onboardingu
    • Formularz może zawierać zdjęcia, filmy, linki do dokumentacji firmowej lub załączniki
    • Masz jasną ścieżkę czynności jakie w okresie Onboardingu czekają na Ciebie, Twoich współpracowników
      i przełożonego, abyś sprawnie wdrożył się w struktury organizacji
    • Każde zadanie może być oddzielnym podprocesem, który będzie miał dedykowaną ścieżkę akceptacji i zakończenia


Podsumowaniem procesu może być automatycznie generowany formularz oceny Onboardingu, w którym uzyskasz feadback od nowego pracownika. Dane z takich formularzy posłużą do wprowadzenia zmian i usprawnienia procesu wdrożenia nowego pracownika.

Zachęcamy do śledzenia naszego bloga.
W kolejnych publikacjach przedstawimy propozycję realizacji następnych procesów w Webcon.

POZNAJ ŚWIAT WEBCON BPS Z

innFlow_final

Nowa rzeczywistość – jak zorganizować pracę w dobie COVID-19?


Większość z nas w obecnym czasie pracuje w trybie praca zdalna. W związku z tym, szukamy rozwiązań, które pozwolą organizacji na płynne przejście naszych procesów biznesowych z BackOffice/FrontOffice do Homeoffice. Szukamy wsparcia w systemach informatycznych na zagwarantowanie ciągłości pracy przedsiębiorstw.

Jakie są największe bariery dla organizacji w dobie COVID-19? To oczywiście utrudniony obieg dokumentów, wydłużony czas realizacji zadań, a niekiedy wręcz przerwany łańcuch procesu biznesowego.

Dlaczego tak się dzieje? Prosty powód. Kręgosłupem naszych przedsiębiorstw są pracownicy. Zasoby zawsze obecne „na wyciągnięcie ręki”, do których dostosowaliśmy procesy organizacji.

Jak uniknąć wykluczenia z rynku przedsiębiorstwa? Jak nie dopuścić do zatrzymania pracy organizacji? Jak wykonać zmiany w organizacji, które nie będą tylko przejściowymi na czas pandemii? Jak w dobie COVID-19, a także zbliżającego się kryzysu pozostać konkurencyjnym?

Jako autoryzowany partner WEBCON jesteśmy dostawcą systemu do elektronicznego obiegu dokumentów klasy BPM. Pomożemy Twojej organizacji wdrożyć pakiet ratunkowy na czas przymuszonej pracy zdalnej Twoich pracowników. I zapewniamy, że po ustaniu pandemii nadal będziesz chciał korzystać i rozwijać system z InnFlow.

POZNAJ ŚWIAT WEBCON BPS Z INNFLOW

Wybrane procesy jakie proponujemy w pakiecie ratunkowym:

– obieg korespondencji / sprawy
– obieg faktury kosztowej
– wniosek do..
– elektroniczna lista obecności / wnioski o nieobecność
– i wiele innych, które zrealizujemy w ramach “zwykłych wdrożeń”

Jak realizujemy proces na przykładzie Wniosku o nieobecność:

  • Jako pracownik:
    • Wniosek składasz korzystając z aktualnych danych systemu Kadrowo – Płacowego
    • Obsłużysz wnioski o wszystkie rodzaje nieobecności
    • Przeprocesujesz nieobecności godzinowe, w dniach roboczych, w dniach kalendarzowych
    • Na etapie tworzenia wniosku uzyskasz niezbędne informacje o Twoich limitach i historii korzystania z nieobecności
    • Składając wniosek nie popełnisz błędu, szereg walidacji wyeliminuje cofanie wniosku do poprawy
    • Dostaniesz potwierdzenie email o wyniku akceptacji

  • Jako Przełożony/Dział HR:
    • Otrzymasz powiadomienia email o wnioskach do akceptacji
    • Wniosek możesz realizować również w aplikacji Outlook mając dostęp do wszystkich danych procesu
    • Nie musisz sięgać do systemu Kadrowego, wszystkie dane niezbędne do podjęcia decyzji masz na jednym ekranie (w aplikacji BPS, w Outlook, w telefonie/tablecie)
    • Procesowanie wniosku możesz wykonać w aplikacji mobilnej

  • Pulpity
    • Jako pracownik masz dedykowany Dashboard z Twoimi wnioskami
    • Jako Przełożony masz dedykowany Dashboard z wnioskami przypisanymi do Ciebie, informacją o nieobecnych pracownikach w danym dniu

Zachęcamy do śledzenia naszego bloga. W kolejnych publikacjach przedstawimy propozycję realizacji następnych procesów w Webcon.